EFI: Informatiecategorieën

1. De wijzigingen aan de basisinformatie. In sommige ondernemingen is het afgesproken om jaarlijks een volledig nieuwe basisinformatie in boekvorm te overhandigen.
2. De jaarrekening met: balans, resultatenrekening, toelichting en sociale balans.
3. Het verslag van de Raad van Bestuur aan de aandeelhouders, ook het jaarverslag genoemd. Dit document bevat een korte beschrijving van de activiteiten van de vennootschap van het voorbije jaar. Het is bestemd voor de aandeelhouders, maar de OR krijgt ook een exemplaar.
4. Het controleverslag van de bedrijfsrevisor. In dit document verklaart de revisor of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de toestand van de onderneming. Soms is dit niet helemaal het geval en dan maakt de revisor voorbehoud. Hij kan bijvoorbeeld voor een aantal posten van de jaarrekening oordelen dat ze niet de juiste toestand weergeven. In ergere gevallen kan de revisor zich onthouden of zelfs een afkeurende verklaring geven. Dit document stelt de revisor op voor de aandeelhouders, maar de ondernemingsraad moet een exemplaar krijgen. De duidelijke verplichting daartoe is te vinden in de Wet van 20 september 1948, artikel 15bis.
5. Een verslag over de overheidshulp met cijfers over het voorbije jaar en de vooruitzichten. De overheidshulp die hier bedoeld wordt is ruim: 
   1. Fiscale aanmoedigingsmaatregelen:  alle maatregelen die de onderneming toelaten minder belastingen te betalen.
   2. Financiële aanmoedigingsmaatregelen: voordelen zoals rentetoelagen, kapitaalpremies, subsidies, toelagen.
   3. Maatregelen ter vermindering van de Sociale Zekerheidslasten: bijvoorbeeld Maribel.
   4. Maatregelen ter vermindering van de sociale lasten : bijvoorbeeld indexblokkering.
   Dit verslag geeft aan van welke maatregelen de onderneming heeft genoten en wat de onderneming met het geld gedaan heeft. Voor het voorbije jaar worden hierover cijfers gegeven. Voor het komende jaar moet de directie de vooruitzichten geven. Er moet ook aangeduid worden waar elke maatregel is terug te vinden in de jaarrekening, en welk effect de maatregel heeft op de tewerkstelling. Dit laatste kan enkel mondeling.

Naast de geschreven documenten zijn er nog andere inlichtingen die de OR moet ontvangen:

1. De geconsolideerde jaarrekening, jaarverslag en het controleverslag van de groep waartoe de onderneming behoort. Als het bedrijf behoort tot een Belgische of buitenlandse groep die geconsolideerde jaarrekeningen opstelt waarin de onderneming is opgenomen, moet de OR deze groepsjaarrekening ontvangen. Voeg een vertaling toe indien dit niet in het Nederlands is opgesteld (zie artikel 21, KB EFI).
2. De resultatenrekeningen per onderdeel (zie artikel 22, KB EFI).
3. Verklaring en ontleding door de bedrijfsrevisor. In een aantal ondernemingen maakt de revisor voor de OR nog een extra verslag met een financiële analyse van de jaarrekening. Hij berekent een reeks ratio's voor de voorbije jaren. Zo verklaart en ontleedt hij de informatie. Dit mag schriftelijk, maar moet mondeling gebeuren (zie wet 20/9/48, artikel 15bis).
4. Tewerkstellingsoverzicht (cao nummer 9). Deze informatie heeft vier delen:
   1. De structuur van de tewerkstelling op het einde van het afgelopen boekjaar. Deze gegevens zijn onderverdeeld volgens geslacht, leeftijdsgroep, beroepsklasse, afdeling.
   2. De evolutie van de tewerkstelling in het voorbije jaar. Hier wordt vooral informatie gegeven over aanwervingen, ontslagen, vertrekken, mutaties en over het aantal tijdelijken, het aantal uitzendkrachten en ter beschikking gestelden. Je vermeld ook cijfers over overuren, afwezigheidsdagen, gedeeltelijke werkloosheid en nationaliteit.
   3. De tewerkstellingsvooruitzichten. Dit zijn cijfers over uitbreiding of inkrimping van het personeel.
   4. Genomen of geplande sociale maatregelen rond tewerkstelling. 
5. Sociale balans (als onderdeel van de jaarrekening): 
   1. Een staat van de tewerkgestelde personen met uitsplitsing tussen de werknemers die in het personeelsregister ingeschreven zijn, met een verdeling volgens geslacht, aard van het contract (voltijds/deeltijs), type van het contract (onbepaalde duur/ bepaalde duur … ), categorie (arbeiders/bedienden/kader/directie), scholingsniveau en een staat van de uitzendkrachten en de ter beschikking van de onderneming gestelde personen.
   2. Een tabel van de personeelsbewegingen tijdens het boekjaar, met een uitsplitsing tussen binnenkomende en vertrekkende werknemers.
   3. Inlichtingen over de opleiding voor de werknemers in de loop van het  boekjaar.
6. Trillium: dit is een document dat de RSZ opstelt en rechtstreeks wordt overgemaakt aan de werkgever in de periode tussen 1 februari en 10 maart.  Het bevat informatie over de maatregelen om de werkgelegenheid te stimuleren waar de onderneming  kan van genieten in de vorm van vermindering van sociale bijdragen.
   1. De tewerkstellingsmaatregelen waar het over gaat, veranderen regelmatig. Je vindt de meest recente lijst de site van de overheid. 
   2. Bekijk ook ons overzicht en de tool rond tewerkstellingsmaatregelen.
7. Statistische steekkaart of –fiche: driemaandelijks  moet de ondernemingsraad (of bij gebrek aan een OR, de vakbondsafvaardiging) van het ondernemingshoofd deze statistische fiche ontvangen met informatie over de volgende tewerkstellingsmaatregelen:
   1. Bedrijfsplannen: plannen tot herverdeling van de arbeid die recht geven op een vermindering van de sociale bijdragen voor elke bijkomende aangeworven werknemer.
   2. Lage lonen: vermindering van sociale bijdragen met betrekking tot werknemers met een laag loon.
   3. Tewerkstellingsakkoorden 1997-1998: deze geven recht op een vermindering van sociale bijdragen voor elke bijkomende aangeworven werknemer.
   4. Banenplan voor langdurige werklozen: banenplan ter bevordering van de aanwerving van werkzoekenden dat recht geeft op een vermindering van de patronale bijdragen.
   5. Opeenvolgende overeenkomsten voor bepaalde tijd: mogelijkheid om een overeenkomst voor bepaalde tijd door een nieuwe gelijkaardige overeenkomst te laten volgen, wat aanleiding geeft tot een financieel voordeel voor de onderneming.
8. Een analyseverslag om de twee jaar van de bezoldigingsstructuur die mogelijk maakt te bepalen of de onderneming een genderneutraal bezoldigingsbeleid voert  (Wet 22/4/12).  Dit moet worden verstrekt en besproken in de loop van de 3 maanden die volgen op het afsluiten van het dienstjaar.

Naast de geschreven documenten moet de OR toelichting en commentaar krijgen bij de documenten m.b.t.:

1. Jaarinformatie:
   1. de wijzigingen en de veranderingen
   2. de oorzaken van de veranderingen
   3. de maatregelen die daaromtrent werden genomen of zullen genomen worden (KB EFI ’73, artikel 18) 
2. De balans: met een vergelijking van de balansen van de vorige twee dienstjaren en met uitleg over de wijzigingen die zich hebben voorgedaan:
   1. wijzigingen in het maatschappelijk vermogen
   2. wijzigingen en de bestemming van de reserves
   3. gedane afschrijvingen met vermelding van hun aard, hun belang en hun evolutie
   4. wijzigingen in de schuldenlast volgens de aard van de schuldeisers en de aflossingstermijn, evenals de terugslag van deze wijzigingen op de  activa.
   5. wijzigingen van de vaste activa
   6. wijzigingen in het realiseerbare
   7. wijzigingen in het beschikbare de solvabiliteit en de rentabiliteit van de onderneming aan de hand van de ratio’s met toelichting over de aangewende gegevens (KB EFI ’73, artikel 19)
3. De winst- en verliesrekening: met een vergelijking van de winst- en verliesrekening van de twee vorige dienstjaren en uitleg over de wijzigingen die zich hebben voorgedaan:
   1. evolutie van het niveau van de verschillende inkomsten en van de verschillende uitgaven 
   2. winstverdeling
   3. manier waarop de onderneming haar eventueel verlies zal aanzuiveren
   4. bedrag van de vergoedingen toegekend, tijdens het dienstjaar, aan de leden van de beheers-, bestuurs,- en controleorganen
   5. evolutie van de rentabiliteit van de onderneming op basis van ratio’s, met commentaar bij de gebruikte gegevens (KB EFI ’73, artikel 20)